Mit dem Dienstwagen ans Meer statt zum nächsten Kundentermin: Viele Mitarbeitende möchten ihr Firmenauto auch gerne für Urlaubsfahrten nutzen. Möglich ist das aber nur, wenn private Reisen ausdrücklich vom Arbeitgeber erlaubt sind. Klare Regeln helfen sowohl Mitarbeitenden wie Fuhrparkmanagement, Missverständnisse und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Privatfahrten sind erlaubt, also darf ich mit meinem Firmenauto auch in den Urlaub fahren: Diese Annahme stimmt oft, aber nicht immer. Mitarbeitenden hilft hier ein Blick in den Überlassungsvertrag weiter. Besagt dieser, dass die private Nutzung ohne Einschränkung erlaubt ist, darf mit dem Firmenwagen überall hin gefahren werden, inklusive Urlaub. Sind dagegen private Fahrten nicht erlaubt, darf der Wagen natürlich auch nicht für die Ferien genutzt werden. Wer sich darüber hinwegsetzt, riskiert eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung.
Eine schriftliche Dienstwagenregelung für den Fuhrpark sorgt für Klarheit und sollte auf jeden Fall auch Bereiche wie Urlaub und Freizeit beinhalten. Der Überlassungsvertrag kann unter anderem regeln
Aus Sicht des Fuhrparkmanagements ist es sinnvoll, private Reisemöglichkeiten mit dem Dienstwagen einzuschränken. Hier geht es vor allem um den Werterhalt des Autos sowie um zusätzliche Kosten, die eventuell entstehen können. Zu den häufigsten Einschränkungen zählen:
Private Fahrten mit dem Dienstwagen müssen als geldwerter Vorteil beim Finanzamt angegeben werden – das gilt auch für die Fahrt in den Urlaub. Wer die 1-Prozent-Regelung nutzt, hat keinen zusätzlichen Aufwand. Wird ein Fahrtenbuch geführt, muss der gesamte Urlaub wie eine Privatfahrt eingetragen werden. Achtung: Bei einer langen Fahrt können hier sehr viele Kilometer und damit ein hoher geldwerter Vorteil und entsprechend hohe Steuerzahlungen zusammenkommen.
Klare Verhältnisse sollten vor Reiseantritt auch beim Thema Reisenebenkosten geschaffen werden. Das gilt zum Beispiel für die Nutzung der Tankkarte: Dürfen Tankkosten während des Urlaubs gar nicht, in begrenztem Umfang oder komplett mit der Karte bezahlt werden? Wie sieht es aus mit Gebühren für Maut? Gibt es einen zusätzlichen Pannenschutzbrief für das Ausland?
Tipp: Wenn der Arbeitgeber Mautgebühren und Kosten für den Schutzbrief übernimmt, gilt das als zusätzlicher Arbeitslohn und ist steuerpflichtig. Wer dem Unternehmen bürokratischen Aufwand ersparen will, kommt für die Kosten selber auf. Selbst gezahlte Tankkosten können sogar steuerlich geltend gemacht werden – deshalb Tankquittungen unbedingt aufheben.
Wer als Dienstwagennutzer mit dem Firmenwagen im Ausland unterwegs ist, muss neben den üblichen Ausweispapieren unbedingt eine Auslandsfahrerlaubnis dabei haben. Diese sollte folgende Angaben enthalten:
Darüber hinaus sollten Fuhrparkverantwortliche vorsorglich
Ob im dichten Reiseverkehr auf der Autobahn oder in einer unbekannten Stadt: Im Urlaub kann es leider schnell zu einem Unfall kommen. Eine Vollkaskoversicherung hält die finanziellen Risiken in diesem Fall auch im Urlaub vergleichsweise gering. Bei Fahrten ins Ausland sollte aber darauf geachtet werden, dass die Deckung europaweit gilt.
Als Spezialist für Versicherungs-, Risiko- und Schadenmanagement hilft AFC Fuhrparkverantwortlichen bei Fragen zu diesem Bereich gerne weiter. Wir ermitteln gemeinsam mit ihnen den Bedarf für ihre Flotte und sind natürlich auch im Falle eines Falles für sie und ihre Mitarbeitenden da. Unser „one call does it all“-Service sorgt für eine schnelle, professionelle Abwicklung zu günstigen Preisen – vom Organisieren eines Ersatzwagens über die Reparatur bis hin zur Abrechnung mit der Versicherung.