Mit dem Firmenwagen in den Urlaub - passend zur gewerblichen KFZ-Versicherung

Mit dem Dienstwagen ans Meer statt zum nächsten Kundentermin: Viele Mitarbeitende möchten ihr Firmenauto auch gerne für Urlaubsfahrten nutzen. Möglich ist das aber nur, wenn private Reisen ausdrücklich vom Arbeitgeber erlaubt sind. Klare Regeln helfen sowohl Mitarbeitenden wie Fuhrparkmanagement, Missverständnisse und zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Wann darf der Dienstwagen für Urlaubsreisen genutzt werden?

Privatfahrten sind erlaubt, also darf ich mit meinem Firmenauto auch in den Urlaub fahren: Diese Annahme stimmt oft, aber nicht immer. Mitarbeitenden hilft hier ein Blick in den Überlassungsvertrag weiter. Besagt dieser, dass die private Nutzung ohne Einschränkung erlaubt ist, darf mit dem Firmenwagen überall hin gefahren werden, inklusive Urlaub. Sind dagegen private Fahrten nicht erlaubt, darf der Wagen natürlich auch nicht für die Ferien genutzt werden. Wer sich darüber hinwegsetzt, riskiert eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung.

Je detaillierter, desto sicherer: Der Überlassungsvertrag

Eine schriftliche Dienstwagenregelung für den Fuhrpark sorgt für Klarheit und sollte auf jeden Fall auch Bereiche wie Urlaub und Freizeit beinhalten. Der Überlassungsvertrag kann unter anderem regeln

• in welchem Rahmen das Auto in der Freizeit genutzt werden darf;
• wie häufig mit dem Wagen in den Urlaub gefahren werden darf;
• ob Auslandfahrten erlaubt sind und wenn ja, in welche Länder;
• ob und welche Reisenebenkosten übernommen werden;
• wer außer den Mitarbeitenden selbst den Dienstwagen fahren darf.

Welche Einschränkungen bei Urlaubsfahrten gibt es häufig?

Aus Sicht des Fuhrparkmanagements ist es sinnvoll, private Reisemöglichkeiten mit dem Dienstwagen einzuschränken. Hier geht es vor allem um den Werterhalt des Autos sowie um zusätzliche Kosten, die eventuell entstehen können. Zu den häufigsten Einschränkungen zählen:

• das Verbot von Fahrten in Länder außerhalb Europas/der Europäischen Union beziehungsweise in Länder, in denen es erhebliche Risiken für Fahrer und Fahrzeug geben kann;
• Begrenzung der Anzahl an Urlaubsfahrten oder Höchstgrenze an Kilometern: Urlaubsfahrten zu weit entfernten Zielen können bei Leasing-Fahrzeugen schnell dazu führen, dass die Freigrenze des Leasing-Vertrags überschritten und deshalb Nachzahlungen nötig werden.

Müssen Dienstwagennutzer Urlaubsfahrten versteuern?

Private Fahrten mit dem Dienstwagen müssen als geldwerter Vorteil beim Finanzamt angegeben werden – das gilt auch für die Fahrt in den Urlaub. Wer die 1-Prozent-Regelung nutzt, hat keinen zusätzlichen Aufwand. Wird ein Fahrtenbuch geführt, muss der gesamte Urlaub wie eine Privatfahrt eingetragen werden. Achtung: Bei einer langen Fahrt können hier sehr viele Kilometer und damit ein hoher geldwerter Vorteil und entsprechend hohe Steuerzahlungen zusammenkommen.

Wer kommt für Tankkosten, Maut und Co. auf?

Klare Verhältnisse sollten vor Reiseantritt auch beim Thema Reisenebenkosten geschaffen werden. Das gilt zum Beispiel für die Nutzung der Tankkarte: Dürfen Tankkosten während des Urlaubs gar nicht, in begrenztem Umfang oder komplett mit der Karte bezahlt werden? Wie sieht es aus mit Gebühren für Maut? Gibt es einen zusätzlichen Pannenschutzbrief für das Ausland?

Tipp: Wenn der Arbeitgeber Mautgebühren und Kosten für den Schutzbrief übernimmt, gilt das als zusätzlicher Arbeitslohn und ist steuerpflichtig. Wer dem Unternehmen bürokratischen Aufwand ersparen will, kommt für die Kosten selber auf. Selbst gezahlte Tankkosten können sogar steuerlich geltend gemacht werden – deshalb Tankquittungen unbedingt aufheben.

Was ist bei Fahrten ins Ausland wichtig?

Wer als Dienstwagennutzer mit dem Firmenwagen im Ausland unterwegs ist, muss neben den üblichen Ausweispapieren unbedingt eine Auslandsfahrerlaubnis dabei haben. Diese sollte folgende Angaben enthalten:

• Modell und Marke des Fahrzeugs
• Fahrzeug-ID-Nummer
• Kennzeichen
• Name des Mitarbeitenden und Personaldaten
  
  

Darüber hinaus sollten Fuhrparkverantwortliche vorsorglich

• einen europäischen Unfallbericht zur Verfügung stellen;
• eventuell die grüne Versicherungskarte mitgeben;
• Mitarbeitende über mögliche Besonderheiten bei der Fahrzeugausstattung in einigen Ländern informieren – beispielsweise die Vorschrift, dass in Italien jeder Fahrzeuginsasse eine Warnweste benötigt.
  
  
  

Unfall im Urlaub – welche Versicherung zahlt?

Ob im dichten Reiseverkehr auf der Autobahn oder in einer unbekannten Stadt: Im Urlaub kann es leider schnell zu einem Unfall kommen. Eine Vollkaskoversicherung hält die finanziellen Risiken in diesem Fall auch im Urlaub vergleichsweise gering. Bei Fahrten ins Ausland sollte aber darauf geachtet werden, dass die Deckung europaweit gilt.

Als Spezialist für Versicherungs-, Risiko- und Schadenmanagement hilft AFC Fuhrparkverantwortlichen bei Fragen zu diesem Bereich gerne weiter. Wir ermitteln gemeinsam mit ihnen den Bedarf für ihre Flotte und sind natürlich auch im Falle eines Falles für sie und ihre Mitarbeitenden da. Unser „one call does it all“-Service sorgt für eine schnelle, professionelle Abwicklung zu günstigen Preisen – vom Organisieren eines Ersatzwagens über die Reparatur bis hin zur Abrechnung mit der Versicherung.