Tankkarten im Fuhrpark: einfach tanken und abrechnen

Schnell, verlässlich und transparent: Tankkarten für den Firmenwagen sind für Mitarbeitende und Fuhrparkmanagement gleichermaßen praktisch. Das Sammeln von Belegen entfällt, das Tankverhalten lässt sich nachverfolgen und der Verwaltungsaufwand sinkt spürbar. Vor der Entscheidung für einen Anbieter ist es wichtig, die eigenen Anforderungen abzuklären und die Konditionen für Flottenkarten im Hinblick auf Kosten und Service zu vergleichen.

Wie funktioniert eine Flottenkarte?

Tank- beziehungsweise Flottenkarten werden wie eine Kreditkarte eingesetzt: Statt mit Bargeld zahlen Fahrerinnen und Fahrer an der Tankstelle bequem mit der Karte. Die Karte ist mit einem Tankkartenkonto verbunden von dem alle Kosten abgebucht werden. Inhaber dieses Kontos ist das jeweilige Unternehmen. Je nach Karte und Nutzungsbedingungen können neben Kraftstoff damit beispielsweise auch die Autowäsche oder Mautgebühren bargeldlos bezahlt werden. Alle innerhalb eines Abrechnungszeitraums entstandenen Kosten gehen als Sammelrechnung an das Unternehmen.

Welche Vorteile haben Tankkarten?

Flottenkarten machen Schluss mit der „Zettelwirtschaft“ und helfen allen Beteiligten, den Überblick zu bewahren, da die Abrechnungen jederzeit online einsehbar sind. Für Mitarbeitende bedeutet das weniger Aufwand bei der Spesenabrechnung. Das Fuhrparkmanagement erhält eine bessere Kostenkontrolle, kann den Verbrauch im Fuhrpark nachverfolgen und so auch Tankbetrug vorbeugen.

Weitere Vorteile von Flottenkarten:

• Individuelle Einstellungen für Mitarbeitende: Unternehmen oder Fuhrparkleitung können beispielsweise Budgets sowie per Karte zahlbare Produkte und Dienstleistungen festlegen.
• Weniger Arbeits- und Zeitaufwand für Fuhrparkmanagement, Buchhaltung und Mitarbeitende: Jede Abrechnung wird automatisch digital in das Buchhaltungssystem des Unternehmens importiert.
• Kostenersparnis durch Rabatte (abhängig vom Kartenanbieter).

Zu den Nachteilen zählt, dass Tankkarten eines Anbieters in der Regel nur an bestimmten Tankstellen genutzt werden können. Einige Anbieter setzen zudem einen Mindestumsatz voraus.

Worauf sollte bei einer Tankkarte geachtet werden?

Die Auswahl an Flottenkarten ist groß und das Fuhrparkmanagement sollte sich vor der Entscheidung für einen Anbieter intensiv mit den Unterschieden zwischen den einzelnen Tankkarten beschäftigen. Der Vertrag sollte nicht nur möglichst günstig sein, sondern muss auch zu den Anforderungen des Unternehmens passen:

• Wie gut ausgebaut ist das Tankstellennetz, das mit der Karte genutzt werden kann? Passt es zu den Einsatzgebieten der Nutzer und Nutzerinnen?
• Welche Antriebsarten sind über die Karte abgedeckt: Können neben Benzin und Diesel beispielsweise auch Wasserstoff, Gas oder Strom damit getankt werden?
• Können zusätzliche Dienstleistungen wie Autowäsche oder Ölwechsel über die Tankkarte abgerechnet werden?

Welche Kosten fallen für Flottenkarten an?

Die Kosten für eine Tankkarte variieren stark. Je nach Anbieter reicht die jährliche Gebühr von 0 bis etwa 20 Euro. Es zahlt sich aus, individuell mit den Anbietern zu verhandeln, da Fuhrparkgröße, der jährliche Umsatz und zusätzlich gewünschte Leistungen die Kosten beeinflussen. Meist lohnen sich Flottenkarten aber selbst bereits bei kleinen Firmen.
Wichtig ist ein Blick auf zusätzliche Gebühren, die anfallen können:

• Wird eine Mindestnutzung verlangt?
• Welche Kosten entstehen bei Diebstahl oder Verlust einer Karte?
• Wer kommt bei verspäteten Zahlungen für eventuelle Mehrkosten auf?
  
  

Wie lassen sich Tankkarten in Fuhrparklösungen integrieren?

Das Einbinden von Tankkarten ist heute bei Fuhrparklösungen Standard und dank moderner Software problemlos möglich. Die Integration sorgt nicht nur für einen geringeren Verwaltungsaufwand. Die Tankkarten liefern Unternehmen gleichzeitig auch wichtige Daten, um die Fahrzeugflotte effizient zu organisieren. So lässt sich zum Beispiel schnell und einfach ermitteln, welche Fahrzeuge besonders hohe Treibstoffkosten verursachen und deshalb eventuell durch sparsamere Alternativen ersetzt werden sollten.

Kundenfreundliche und effiziente Lösungen für das Flottenmanagement stehen auch für die Experten-Teams von AFC im Mittelpunkt. Mit digitalen Lösungen optimieren wir Prozesse und unterstützen so Fuhrparkleitungen und Mitarbeitende – immer individuell abgestimmt auf die Anforderungen des Unternehmens.