Case Study - Auto Fleet Control und Ebner Stolz

Alles aus einer Hand mit effizienteren Prozessen und einem Kundenservice, den man gerne anruft. 

Ebner Stolz ist eine der größten, unabhängigen mittelständischen Prüfungs- und Beratungsgesellschaften in Deutschland und gehört zu den Top Ten der Branche.

Das Unternehmen verfügt über jahrzehntelange fundierte Erfahrung in Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung. Dieses breite Spektrum bieten über 2.000 Mitarbeiter an unseren 14 Standorten in allen wesentlichen deutschen Großstädten und Wirtschaftszentren.

Als Marktführer im Mittelstand betreut das Unternehmen überwiegend mittelständische Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen aller Branchen und Größenordnungen.

AFC Case Study Ausgangssituation

Ausgangssituation

Das Schadenmanagement wurde in Eigenregie über einen Fuhrparkmanager abgewickelt. Die Prozesse liefen dabei weitgehend unstrukturiert, weshalb jeder Schaden viele Abstimmungen auslöste. Gezielte Auswertungen waren kaum bzw. häufig nur aufwändig im Nachgang möglich.

AFC Case Study Lösung

Lösung

Das Schadenmanagement wurde vollständig ausgelagert. Die Ansprechpartner von AFC sind rund um die Uhr erreichbar und kümmern sich in einem abgestimmten und etablierten Prozess. Über die digitale Plattform werden zudem alle Aktivitäten einheitlich gesteuert und besser strukturiert – dies bietet Transparenz für alle Beteiligten.

AFC Case Study Ergebnis

Ergebnis

Prozesse konnten optimiert werden, so dass viele zeitraubende Zwischenschritte entfallen. Gleichzeitig wurden Kosten gesenkt und auch die Transparenz der digitalen Schadenakte hat sich als ein großer Gewinn erwiesen. Mitarbeiter und Fuhrparkmanagement profitieren von der guten Erreichbarkeit und den schnellen Reaktionszeiten.

„Der zentrale Vorteil ist natürlich, dass wir jetzt alles aus einer Hand bekommen. Selbst bei Rechtsstreitigkeiten werden alle Partner über AFC koordiniert. Das funktioniert reibungslos und macht es für uns einfacher. Ein echter Mehrwert.“ Eric Michaelis Fuhrparkmanager Ebner Stolz

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Die Ausgangsituation

Bevor Ebner Stolz vor fünf Jahren das Schadenmanagement an AFC auslagerte, lief alles in Eigenregie über einen einzigen Fuhrparkmanager. Als die Flotte deutlich wuchs, wurde die Anzahl der Schadenmeldungen größer und der Kollege kam mit der Koordinierung nicht mehr hinterher. Zunächst wurde versucht, die Überlastung mit einer stärkeren Einbindung der Fahrer aufzufangen, diese haben beispielsweise selbst Termine vereinbart und Reparaturen abgestimmt. Doch viele Informationen konnten dabei erst im Nachhinein zusammengeführt und dokumentiert werden, was wiederum mit erheblichem Aufwand verbunden war und Auswertungen erst nachträglich möglich machte.

Ein passender Partner mit Erfahrung und Expertise wurde gesucht, der die Schadenabwicklung trotz zunehmender Fallzahlen nicht nur schneller, sondern insgesamt effizienter und transparenter aufstellen konnte.

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Die Lösung

Mit der Entscheidung für AFC stand dem Fuhrparkmanagement sofort eine moderne, digitale Plattform zur Verfügung, die sämtliche Informationen in Echtzeit für alle Beteiligten bündelte. Der Übergang gestaltete sich einfach und unaufgeregt. Zur Einführung der neuen und standardisierten Abläufe bekamen alle Fahrerinnen und Fahrer ein Hand-out mit einer detaillierten Anleitung, wie im Schadenfall zu verfahren ist.

Schadenmeldungen werden nun direkt an AFC durch die Fahrerinnen und Fahrer gemeldet - eine große Entlastung für das Fuhrparkmanagement, bei gleichzeitig verbesserten Möglichkeiten zur Prüfung und Auswertung. Spätestens am Tag nach der Meldung erfolgt automatisiert eine E-Mail-Benachrichtigung mit einer Zusammenfassung des Schadens und einem Link zur digitalen Schadenakte, in der alle Schritte, Informationen und Dokumente transparent dokumentiert werden.

Weiteren Mehrwert bietet vor allem das Angebot, die sehr häufigen Glasschäden über „nobleglass“ jetzt kostenoptimiert mit extrem kurzen Wartezeiten und direkt vor Ort reparieren zu lassen. Für alles andere bieten zudem Partnerwerkstätten Leistungs- und Kostenvorteile, wobei diese noch mehr mit Ihrer Top-Kundenkommunikation überzeugen. Rückfragen werden so ausführlich wie prompt beantwortet und auch die Anpassung von Kostenvoranschlägen in Abstimmung mit der Versicherung läuft reibungsloser.

Das Ergebnis

Alles rund um das Schadenmanagement aus einer Hand zu bekommen, macht es für Ebner Stolz besser und transparenter – die Kommunikation läuft dabei sehr gut und der Service funktioniert reibungslos. Auch wenn bekannte Abläufe zum Teil erhalten blieben, entfallen in den neu organisierten Prozessen viele nervige Zwischenschritte, was eine große Erleichterung und Zeitersparnis mit sich bringt. Darüber hinaus profitieren Mitarbeiter und Fuhrparkmanagement von ineinandergreifenden Strukturen, in denen jeder seine Ansprechpartner kennt und schnell an Informationen kommt.

Die digitale Schadenakte ist mit ihrer übersichtlichen Transparenz ein großer Gewinn für das Fuhrparkmanagement von Ebner Stolz. Auch das tagesaktuelle Schadenreporting wird gern genutzt, um jederzeit einen schnellen und guten Überblick zu haben. Kosteneinsparungen gelangen vor allem über die günstigere Reparatur der besonders häufigen Glasschäden – bei gleichzeitig minimierten Standzeiten.

Noch wertvoller als Kosteneinsparungen und eine schnellere Schadenabwicklung ist für Ebner Stolz allerdings die hohe Kundenorientierung bei AFC. Der Kontakt ist angenehm freundlich, die Erreichbarkeit gut und die Reaktionszeiten schnell – wichtige Zutaten für eine entspannte und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

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