Dienstreise und berufliche Fahrten: Diese Regeln gelten

Messen, Fortbildungen, Kundenbesuche: Fast 200 Millionen Geschäftsreisen jährlich verzeichnete das Statistische Bundesamt bis zum Ausbruch der Corona-Pandemie 2020. Nach einem vorübergehend starken Rückgang steigt die Zahl der Dienstreisen mittlerweile wieder und das Auto ist aktuell für viele Geschäftsreisende das bevorzugte Verkehrsmittel. Fuhrparkverantwortliche und Dienstwagennutzer müssen dabei diverse Regelungen im Hinblick auf Reisekosten, Arbeitszeiten und das Steuerrecht beachten.

Wann gilt eine Reise als Dienstreise?

Nicht jede Fahrt mit dem Dienstwagen ist automatisch eine Geschäftsreise. Wird lediglich ein Kunde wenige Straßen entfernt vom Arbeitsort besucht, handelt es sich um einen sogenannten Dienstgang. Von einer Dienstreise wird gesprochen, wenn Mitarbeitende aus beruflichen Gründen an einen anderen Ort als ihre sogenannte „erste Tätigkeitsstätte“ müssen und dabei eine größere Strecke zurücklegen.
Zu den klassischen Beispielen für eine Dienstreise zählen

• Auswärtige Kundentermine
• Auswärtige Projektgeschäft und Montage beziehungsweise Inbetriebnahme
• Besuche von Messen, Fortbildungen und Tagungen
• Besuche bei Geschäftspartnern
• Meetings in anderen Zweigstellen des eigenen Unternehmens

Können Dienstreisen angeordnet werden?

Ob Mitarbeitende auf eine Geschäftsreise gehen dürfen oder müssen, entscheidet letztendlich der Arbeitgeber. Auf Basis des Weisungs- und Direktionsrechts darf er Geschäftsreisen anordnen, auch wenn Mitarbeitende im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich dazu verpflichtet sind. Mitarbeitende müssen der Weisung nachkommen, wenn die Reise in Zusammenhang mit ihren Aufgaben steht.

Da es keine einheitlichen Vorgaben für Dienstreisen gibt, ist es für Unternehmen empfehlenswert, eigene Regelungen aufzustellen und diese möglichst auch im Arbeitsvertrag festzuhalten. So kann klar definiert werden, was bei Fahrtkosten, dem Tagesgeld, der Arbeitszeit und möglichen Überstunden gilt.

Wie wird eine Dienstreise abgerechnet?

Reisen bedeuten immer mehr Mehrkosten. Bei Geschäftsreisen umfassen diese unter anderem

• Transportkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

In der Regel kommt der Arbeitgeber für die Kosten der Dienstreise auf. Mitarbeitende stellen dafür nach der Reise eine Reisekostenabrechnung aus, die dem Unternehmen vorgelegt wird. Wichtig ist, alle Belege sorgfältig zu sammeln, um Problemen bei der Abrechnung vorzubeugen. Zahlt der Arbeitgeber nicht, können die angefallenen Beträge als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden.

Was bedeutet Tagegeld?

Mit dem sogenannten Tagegeld oder auch Kostgeld gleicht der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen aus. Im Gegensatz zu den eigentlichen Reise- und Unterbringungskosten werden dabei nicht die konkret entstandenen Beträge gezahlt, sondern eine Pauschale. Diese wird nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) berechnet und jährlich angepasst. Aktuell gelten die folgenden Pauschalen:

• eintägige Dienstreise im Inland ab 8 Stunden: 14 Euro
• mehrtägige Dienstreise im Inland (Tag der An- und Abreise): jeweils 14 Euro
• mehrtägige Dienstreise im Inland (voller Zwischentag): 28 Euro

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitenden auch höhere Tagegelder für Geschäftsreisen auszahlen. Über die gesetzlichen Pauschalen hinausgehende Beträge gelten jedoch als geldwerter Vorteil und werden wie ein zusätzliches Gehalt oder eine Bonuszahlung besteuert.

Was gilt auf einer Geschäftsreise als Arbeitszeit?

Grundsätzlich gilt: Auch auf geschäftlichen Reisen sind die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes verpflichtend. Es gibt zwar Spielräume im Hinblick auf Überstunden, doch die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden darf nur ausnahmsweise überschritten werden. Darüber hinaus müssen die geltenden Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden.

Sind Mitarbeitende mit dem Auto unterwegs, zählen An- und Abfahrt klar als Arbeitszeit. Denn wer ein Fahrzeug steuert, hat keine Möglichkeit, nebenher private Tätigkeiten auszuüben – im Gegensatz etwa zur Fahrt in der Bahn. Ausnahme: Hätte alternativ auch ein öffentliches Verkehrsmittel genutzt werden können und der Mitarbeitende dort Zeit gehabt, sich auszuruhen, gilt die Autofahrt nicht als Arbeitszeit.

Was ist bei Unfällen auf Dienstreisen zu tun?

Offizielle Dienstreisen sind Arbeitszeit. Mitarbeitende sind deshalb gesetzlich unfallversichert. Die Halterverantwortung für den zur Verfügung gestellten Dienstwagen liegt beim Unternehmen beziehungsweise dem Arbeitgeber. Das Team von Auto Fleet Control ist natürlich auch in so einem Fall für Fuhrparkverantwortliche und Dienstwagenfahrende da.

Sobald wir eine entsprechende Nachricht von Ihnen bekommen, werden wir aktiv und kümmern uns um alles – vom Ersatzfahrzeug über die Reparatur des Unfallwagens bis zur Abwicklung mit der Versicherung. Unser bundesweites Werkstattnetz garantiert überall einen hochwertigen, schnellen Service zu günstigen Preisen. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern auch viel Zeit und Arbeit. Denn gerade über eine größere Distanz hinweg ist es für Fuhrparkverantwortliche eine Herausforderung, nach einem Unfall alles zu regeln.