Dienstwagen privat nutzen: Das ist wichtig

Dienstwagen auch zur privaten Nutzung: Das ist in vielen Unternehmen üblich und für die Mitarbeitenden meist ein großer Pluspunkt. Denn der Dienstwagen spart eine Menge Arbeit und Geld. Ob Reifenwechsel oder Hauptuntersuchung, alle Aufgaben rund ums Auto können ans Fuhrparkmanagement delegiert werden. Es muss weder Geld für die Anschaffung, noch für Versicherung oder Reparaturen ausgegeben werden. Im Blick behalten werden sollte aber, dass der Dienstwagen sich auf die Steuerzahlungen auswirkt und auch Verpflichtungen mit sich bringt.

Wann sind Privatfahrten mit dem Dienstwagen möglich?

Mit dem Firmenwagen am Wochenende oder sogar auf der Urlaubsreise unterwegs sein: Um den Dienstwagen auch privat nutzen zu können, muss der Arbeitgeber ausdrücklich zustimmen. Geregelt wird dies üblicherweise durch einen Überlassungsvertrag. In diesem sollten alle Bedingungen für die private Nutzung so genau wie möglich festgelegt werden. Dazu zählen:

• Fahrzeug, Typ und Kennzeichen
• der Listenpreis (gegebenenfalls inklusive Sonderausstattungen)
• definierte Nutzungsdauer
• Privatnutzung und deren Umfang beziehungsweise Einschränkungen (beispielsweise: Wer darf das Fahrzeug lenken? In welchen Ländern darf gefahren werden? Sind auch Urlaubsreisen erlaubt?)
• Umfang der Versicherung und Haftung des Arbeitnehmenden
• Kostenübernahme bei Instandhaltung und Reparatur
• Regelung bei Kündigung, Arbeitsunfähigkeit oder längerer Erkrankung für Nutzung oder Entzug des Dienstwagens
• Rückgabemodalitäten

Was bedeutet „geldwerter Vorteil“?

Ein auch privat nutzbares Firmenauto ist für Mitarbeitende meist ein großer Vorteil. Dennoch lohnt es sich, Kosten und Nutzen genau zu berechnen, da das Finanzamt die Privatnutzung von Dienstwagen als sogenannten geldwerten Vorteil einstuft.

Der geldwerte Vorteil, auch Nutzungswert genannt, kann auf zwei Wegen ermittelt werden:

• über die Pauschalmethode beziehungsweise die 1-Prozent-Regelung
• per Einzelnachweis via Fahrtenbuch

Welche Methode genutzt wird, legen Unternehmen und Mitarbeitende jeweils zu Jahresbeginn fest. Ein Wechsel der Methode während des laufenden Jahres ist nicht möglich.

Wie funktioniert die 1-Prozent-Regel?

Meistens wird die 1-Prozent-Regel genutzt, da sie weniger aufwendig ist, als ein detailliertes Fahrtenbuch für den Einzelnachweis zu führen. Dabei wird für die private Nutzung des Dienstwagens jeden Kalendermonat 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Autos angesetzt. Wird zum Beispiel ein Auto mit einem Wert von 40.000 Euro gefahren, beträgt der sich aus der privaten Nutzung ergebende geldwerte Vorteil 400 Euro. Dieser Betrag kommt zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Verdienst dazu. Entsprechend erhöhen sich unter anderem Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.

Gut zu wissen: Zusätzlich zu diesem pauschalen Betrag kommt bei der Ein-Prozent-Regelung auch noch ein Privatanteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz auf das zu versteuernde Gehalt. Für den Arbeitsweg werden pro Entfernungskilometer der einfachen Strecke 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises gerechnet. Bei einem Listenpreis von 40.000 Euro und einem Arbeitsweg von zehn Kilometern summiert sich das monatlich auf weitere 120 Euro geldwerten Vorteil.

Worauf kommt es bei der Fahrtenbuch-Nutzung an?

Der Einzelnachweis per Fahrtenbuch lohnt sich vor allem dann, wenn der Dienstwagen eher selten privat genutzt wird. Als geldwerten Vorteil setzt das Finanzamt dann nur die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer an. Aufgrund des Datenschutzes muss bei privaten Fahrten lediglich die Anzahl der gefahrenen Kilometer festgehalten werden. Bei Dienstfahrten geht es dagegen um Details. Ins Fahrtenbuch eingetragen werden müssen:

• Zweck der Fahrt
• Abfahrts- und Ankunftszeit
• Kilometerstand

Elektronische Fahrtenbücher haben mittlerweile die handgeschriebene Variante weitgehend abgelöst. Wichtig ist, dass die genutzte Anwendung den Vorgaben des Finanzamtes entspricht.

Was passiert, wenn die private Nutzung nicht beansprucht wird?

Es kommt immer wieder vor, dass der Dienstwagen zwar privat genutzt werden darf, diese Möglichkeit dann von Mitarbeitenden aber nicht in Anspruch genommen wird. Wurde sich für die 1-Prozent-Regel zur Ermittlung des geldwerten Vorteils entschieden, entsteht daraus ein steuerlicher Nachteil. Um das zu verhindern, sollten Mitarbeitende mit ihrem Arbeitgeber ein schriftliches Nutzungsverbot vereinbaren, dass dem Finanzamt vorgelegt werden muss.

Pro und kontra – wann lohnt sich die private Nutzung?

Die private Nutzung des Dienstwagens zahlt sich für die meisten Mitarbeitenden aus. Wer jedoch selten privat mit dem Auto unterwegs ist, sollte genau rechnen und die Gesamtkosten im Blick haben. Zudem kann es einen großen Unterschied machen, ob pauschal versteuert oder ein Fahrtenbuch geführt wird. Digitale Varianten machen es einfach, lückenlos Betriebsfahrten, Arbeitswege und Privatfahrten zu dokumentieren. Wichtig ist, auf rechts- und manipulationssichere Anwendungen zu setzen, die vom Finanzamt akzeptiert werden.

AFC unterstützt Flottenkunden dabei, die passende Lösung für ihr Unternehmen zu finden. Wir kombinieren persönliche Beratung mit digitalen Prozessen, um das Fuhrparkmanagement zu entlasten und gleichzeitig Kosten zu senken – individuell zugeschnitten auf Ihren Bedarf.